Openstaande vacatures

Wij hebben helaas geen vacatures op het moment

Backoffice medewerkster/secretaresse
Wegens de groei van onze organisatie zijn wij op zoek naar een vlotte, stressbestendige, enthousiaste collega die van aanpakken weet!
Functieomschrijving

Het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van onze technisch managers en backoffice met als kerntaken/werkzaamheden/verantwoordelijkheden:

  • afwikkeling binnen het dagelijks onderhoud/klachtafhandeling op de backoffice;
  • het ontvangen, screenen en beoordelen van inkomende mails op belang en prioriteit met een correcte afhandeling;
  • aannemen en behandelen van binnenkomende telefoongesprekken;
  • zelfstandig voeren van correspondentie;
  • het organiseren en voorbereiden van vergaderingen;
  • het maken en bijhouden van actie lijsten;
  • agendabeheer van de technisch managers;
  • het ondersteunen van de technisch managers;
  • ontvangen en te woord staan van bezoekers;
  • opstellen van onderhoudsovereenkomsten en opdrachten;
  • uitzetten van onderhoudsorders inclusief monitoring;
  • archiveren en/of digitaliseren van diverse stukken;
  • het zelfstandig uitvoeren van huuradministratie voor diverse opdrachtgevers;
  • het verwerken van de inkoop en verkoop facturen;
  • het opstellen van servicekosten afrekeningen en prognoses;
  • het inrichten en eigen maken van ons vastgoedsoftware pakket REMS;
  • diverse overige ondersteunende werkzaamheden.
Profiel

De door ons gezochte kandidaat dient over de volgende vaardigheden te beschikken:

  • goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als in geschrift;
  • accuraat en geordend kunnen werken;
  • gevoel voor humor;
  • meedenkend;
  • goed kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
  • klantvriendelijk en servicegericht;
  • 2-5 jaar werkervaring;
  • ervaring met Microsoft Office;
  • ervaring met REMS vastgoedsoftware is een pré;
  • flexibiliteit;
  • doorzettingsvermogen;
  • affiniteit met de vastgoedbranche is een pré.

 

Hoe ziet een werkdag eruit?

 

Om 08.00 uur begin je je werkdag enthousiast met een lekker kopje koffie of thee. Je start met het checken van de mailbox en filtert op de prioriteiten en beoordeelt welke acties je al uit kunt zetten om de technisch managers te ontlasten. Ondertussen belt een collega je om te vragen of je zijn afspraak van deze ochtend kunt verplaatsen aangezien hij in tijd nood komt. Hierna stromen de telefoontjes binnen van huurders met diverse vragen, wanneer het schilderwerk gepland staat, of er een extra sleutel bijbesteld kan worden.

 

Om 12.30 uur is het tijd om met alle collega’s gezellig te gaan lunchen aan de “bar” tafel. Tijdens de lunch is er tijd voor een praatje en een grapje.

 

Om 13.30 uur zit de pauze er weer op en ga je weer met volle energie aan het werk. Er liggen diverse opdrachten klaar om uitgezet te worden, een schriftelijke opdracht voor het verbouwen van een winkelruimte, een servicemelding aanmaken in het systeem omdat een huurder zijn cv ketel niet meer werkt en ga zo maar door. Nadat alle opdrachten zijn uitgezet gaat de deurbel en staat er een monteur op de stoep om een sleutel van een leegstaande woning op te halen om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren. Hierna beoordeel je nog enkele facturen in het systeem en bespreekt dit gezamenlijk met de technisch manager om samen tot een akkoord te komen. Aangezien het vandaag vrijdag is, is het tijd om 16.30 uur te stoppen en de werkweek gezellig met een hapje en een drankje af te sluiten.

 

Wil jij je graag aansluiten bij ons team? Wij maken graag kennis met jou! Stuur jouw motivatie en cv naar ons toe per e-mail. Dit kan naar vacature@pyloonvgm.nl.