Openstaande vacatures

Backoffice medewerk(st)er

Ben jij op zoek naar een secretariële/administratieve functie binnen een vastgoed bedrijf waar een prettige informele en gezellige werksfeer heerst? Dan zoeken wij jou, wij zijn op zoek naar een enthousiaste, stressbestendige, vlotte dame die van aanpakken weet!
Functieomschrijving

(Het betreft een functie voor 32-40 uur)

Het verrichten van administratieve en secretariële werkzaamheden ter ondersteuning van onze technisch managers met als kerntaken/werkzaamheden/verantwoordelijkheden:

Functiebeschrijving:

  • zelfstandig voeren van correspondentie;
  • behandelen van ingekomen post en e-mail;
  • aannemen en behandelen van binnenkomende telefoongesprekken;
  • ontvangen en te woord staan van bezoekers;
  • actief bewaken van termijnen;
  • opstellen van onderhoudsovereenkomsten en opdrachten;
  • afwikkeling binnen het dagelijks onderhoud / klachtafhandeling;
  • uitzetten van onderhoudsorders inclusief monitoring;
  • het verwerken van de inkoop en verkoop facturen;
  • archiveren en/of digitaliseren van diverse stukken;
  • agendabeheer van de technisch managers;
  • diverse overige ondersteunende werkzaamheden;
  • het opstellen van servicekosten afrekeningen en prognoses.

 

Profiel

Profiel:

  • Goede communicatieve vaardigheden, zowel in woord als in geschrift;
  • Accuraat en geordend kunnen werken;
  • Klantvriendelijk en servicegericht;
  • Ervaring met Microsoft Office;
  • Flexibiliteit;
  • Gevoel voor humor
  • Goed kunnen schakelen tussen verschillende werkzaamheden;
  • Stressbestendig;
  • Doorzettingsvermogen;
  • Affiniteit met de vastgoedbranche is een pré.

 

Hoe ziet een werkdag eruit?

 

Om 08.00 uur begin je je werkdag enthousiast met een lekker kopje koffie of thee. Je start met het checken van de mailbox en filtert op de prioriteiten en beoordeelt welke acties je al uit kunt zetten om de technisch managers te ontlasten. Ondertussen belt een collega je om te vragen of je zijn afspraak van deze ochtend kunt verplaatsen aangezien hij in tijd nood komt. Hierna stromen de telefoontjes binnen van huurders met diverse vragen, wanneer het schilderwerk gepland staat, of er een extra sleutel bijbesteld kan worden, er is vannacht ingebroken en dient een noodreparatie uitgevoerd te worden.

 

Om 12.30 uur is het tijd om met alle collega’s gezellig te gaan lunchen aan de “bar” tafel. Tijdens de lunch is er tijd voor een praatje en een grapje.

 

Om 13.30 uur zit de pauze er weer op en ga je weer met volle energie aan het werk. Er liggen diverse opdrachten klaar om uitgezet te worden, een schriftelijke opdracht voor het verbouwen van een winkelruimte, een servicemelding aanmaken in het systeem omdat een huurder zijn cv ketel niet meer werkt en ga zo maar door. Nadat alle opdrachten zijn uitgezet gaat de deurbel en staat er een monteur op de stoep om een sleutel van een leegstaande woning op te halen om zijn werkzaamheden uit te kunnen voeren. Hierna beoordeel je nog enkele facturen in het systeem en bespreekt dit gezamenlijk met de technisch manager om samen tot een akkoord te komen. Aangezien het vandaag vrijdag is, is het tijd om 16.30 uur te stoppen en de werkweek gezellig met een hapje en een drankje af te sluiten.

Belangstelling?

Pyloon Vastgoedmanagement B.V. biedt je een afwisselende en zelfstandige functie in een landelijk opererende no-nonsense organisatie met arbeidsvoorwaarden die in overeenstemming zijn met jouw opleiding en ervaring.

Een sollicitatiebrief met CV kun je vóór 10 oktober 2022  sturen.